Le b.a.-ba pour animer une visioconférence efficace

Indispensables en cette période de crise sanitaire, les réunions à distance
peuvent pourtant manquer d’efficacité, tout particulièrement car elles ne répondent pas aux mêmes règles que les échanges en présentiel. Découvrez notre guide pour organiser vos visioconférences et réussir vos échanges professionnels à distance.

1. Choisissez vos outils de visioconférence avec soin

Alors que la crise sanitaire a accéléré l’hybridation du travail, le recours à la visioconférence s’est tout naturellement développé, celle-ci devenant une évidence pour garder le contact avec ses collaborateurs, ses partenaires, voire même ses clients.
Toutefois, l’organisation d’une réunion visio ne répond pas aux mêmes impératifs qu’une réunion en présentiel. Pour assurer son succès, vous devez donc avoir un premier réflexe : bien choisir vos outils de visioconférence, aussi bien softwares (logiciels) que hardwares (matériels).

• Votre logiciel de visioconférence : avant tout autre chose, vous devez veiller à ce que les participants et les potentiels futurs participants puissent utiliser le service de visioconférence que vous avez choisi. Pour un usage limité, vous pouvez notamment opter pour Skype, qui présente l’avantage d’être gratuit et simple d’utilisation. Certaines solutions SaaS (disponibles en ligne) peuvent toutefois mieux se prêter à un usage professionnel, à l’image de Zoom (gratuit durant 40 minutes) et surtout de Google Meet (gratuit jusqu’à 100 utilisateurs).

• Vos applicatifs complémentaires : certains outils, utilisables en complément de votre applicatif de visioconférence, peuvent vous aider à optimiser vos réunions à distance. C’est le cas notamment des services de chat pour échanger à l’écrit et partager des fichiers (Slack, Teams, etc.) et des outils de questionnaire en ligne pour mener des sondages (Eval&Go, Google Forms, etc.). Ne sous-estimez pas non plus les solutions collaboratives de co-création, à l’image des cartographies pour organiser la visioconférence (Planner, Trello, etc.), des services de brainstorming (GitMind, WiseMapping ,etc.) ou encore des tableaux blancs virtuels (Stormboard, Sketchboard, etc.).

• Vos solutions matérielles : bien qu’il soit possible de mener une visioconférence via son Smartphone, préférez choisir et utiliser un ordinateur professionnel. Vérifiez également les performances de votre webcam et de votre micro, tout en soignant l’éclairage de la pièce. Si besoin, n’hésitez pas à vous équiper d’un casque avec micro intégré ou même d’un vidéoprojecteur et d’une caméra si plusieurs personnes, au sein de l’entreprise, doivent assister à la réunion.

+90% de téléchargements : d’applications professionnelles de visioconférences durant le premier confinement par rapport à la même période en 2019 ⁽¹⁾

2. Organisez la réunion à distance en amont

L’essor du télétravail et de l’hybridation du travail imposent aux managers d’adopter de nouvelles habitudes, tout particulièrement en ce qui concerne l’organisation de réunions à distance. Pour ce faire, il est tout d’abord essentiel de préparer toutes les facettes de la visioconférence en amont, dans l’optique de la rendre plus productive.

• Le choix des participants : pour garantir l’efficacité de la réunion de travail et l’implication de chacun, il est recommandé de ne pas dépasser 4 à 6 participants. Limitez-vous également aux seules personnes qui sont essentielles au regard de l’objet de la visioconférence.

• La durée de la visioconférence : devant un ordinateur, les distractions sont généralement plus nombreuses et, par conséquent, le temps d’attention est plus limité qu’en présentiel. Il est donc indispensable de déterminer au préalable l’organisation temporelle de la réunion. En la matière, tâchez de ne pas dépasser 1h30 et accordez des pauses toutes les 45 minutes au maximum afin de permettre à chacun de régler ses éventuels problèmes (répondre à un mail urgent, prendre un café, se rendre aux toilettes, etc.).

• L’envoi des invitations : prévenez les participants au moins 2 à 3 jours avant la réunion afin qu’ils puissent s’organiser en conséquence. Profitez-en pour leur transmettre l’éventuel lien vers la solution de conférence, les codes d’accès ou encore des conseils pour télécharger ou utiliser les applicatifs nécessaires.

• La présentation des objectifs : lors de l’envoi des invitations, prenez le temps d’expliquer clairement l’objet de la réunion virtuelle et la nature des décisions qui doivent en découler. N’hésitez pas non plus à lister les différents participants et à apporter d’éventuelles consignes afin de gagner du temps lors de la visioconférence et pour que tout le monde soit en mesure de se préparer efficacement.

• L’attribution des rôles : il peut aussi être judicieux de définir les missions de chacun lors de la visioconférence, tout particulièrement s’il y a de nombreux participants. À titre d’exemple, vous pouvez indiquer qui est en charge de l’animation, de la gestion du temps, de la distribution de la parole ou encore de la prise de notes. Cela permet ainsi à chaque participant de connaître son rôle et de mieux s’impliquer.

3. Animez la visioconférence dans les règles de l’art

Malgré toute l’organisation du monde, vous n’êtes pas à l’abri de perdre la maîtrise de la réunion. Pour limiter le risque, il est donc primordial de mettre en place des règles claires quant au déroulement et à l’animation de la visioconférence. Des règles qui devront être appliquées aussi bien par les télétravailleurs que par les collaborateurs sur site.

• La présentation initiale : tout d’abord, laissez le temps à chacun d’ajuster son installation (cadrage de la webcam, éclairage, arrière-plan, etc.). Ensuite, vous pouvez réaliser un rapide tour de table pour permettre aux participants de se présenter, tout particulièrement si certains ne se connaissent pas. Enfin, rappelez le fil conducteur de la réunion et les objectifs fixés.

• Les règles de communication : profitez-en également pour présenter les règles à adopter pour prendre la parole ou pour donner son opinion (lever la main, message sur le chat, etc.). S’il y a beaucoup de participants, vous pouvez aussi leur demander de couper leur micro lorsqu’ils n’ont pas la parole afin d’éviter le brouhaha. 

• La distribution de la parole : la personne en charge du temps de parole, qui peut aussi bien être l’organisateur de la réunion qu’un participant, doit noter les personnes ayant déjà parlé. Cela permet ainsi de relancer ceux qui se sont moins exprimés afin d’équilibrer le temps de parole et d’obtenir l’avis de chacun.

• Le suivi du chemin de fer : si l’objet de la réunion le permet, vous devez avoir défini le déroulé de la visioconférence et les sujets qui y seront abordés, idéalement avec une chronologie associée. N’hésitez donc pas à vous référer à ce document durant la réunion afin d’orienter le débat en conséquence (changement de sujet, rappel de l’objectif, etc.).

• La conclusion : avant de conclure la réunion, prenez le temps de réaliser un bref récapitulatif. Listez les décisions qui ont été prises, les actions à mettre en œuvre par chacun et les prochaines grandes étapes à tenir, avant de vous assurer que chaque participant valide ce compte-rendu.

Une fois la visioconférence terminée, rappelez-vous que votre travail ne s’arrête pas là. L’après-réunion étant tout aussi importante que la réunion en elle-même, il est essentiel que vous recontactiez les participants par la suite. Selon l’objet de la visio, ce sera l’occasion d’envoyer le compte-rendu complet de la réunion et un récapitulatif écrit des prochains objectifs. N’hésitez pas non plus à leur demander leur avis sur la visioconférence, via l’envoi d’un questionnaire par exemple, afin de continuer à vous améliorer en vue des réunions futures.

(1) Source : Video Conferencing Apps Surge from Coronavirus Impact – App Annie – 2020